WirtschaftsWoche Studie: Welche Tools sich für die Arbeit unterwegs bewährt haben

wiwo.de: Im Zuge der Coronakrise haben viele Unternehmen überhastet digitale Tools aus den USA für die Zusammenarbeit eingeführt. Der Datenschutz blieb dabei vielfach auf der Strecke – doch es gibt Alternativen.

Mit mehr als zwei Millionen Kunden ist die Westdeutsche Landesbausparkasse (LBS West) eine große Adresse unter Deutschlands Baufinanzierern und damit ein Fixpunkt für die Konkurrenz – meistens zumindest. In Sachen IT geht das Unternehmen aus Münster allerdings einen Sonderweg, dem sich noch kaum ein Wettbewerber angeschlossen hat.

Seit einem Jahr betreuen die LBS-West-Beschäftigten Bausparkonten, Immobiliendarlehen und sonstige Finanzierungen ihrer Kunden weitgehend aus dem Homeoffice – und setzen, um sich dabei mit den Kollegen abzustimmen, nicht auf die Lösungen der bekannten Namen aus den USA, sondern auf den Münchner Anbieter Stackfield. „Für uns als öffentlich-rechtlicher Finanzdienstleister war Datenschutz ein wesentliches Auswahlkriterium“, sagt Stefan Bliesener, der für die LBS West an der Produktauswahl beteiligt war. „Für Stackfield sprechen vor allem die Datenspeicherung in Deutschland sowie die interne Verschlüsselung der Kommunikation.“

Was im Moment noch ein Sonderweg ist, könnte auch bei vielen anderen Konzernen bald das Mittel der Wahl werden. Bisher haben vom Boom des Homeoffices vor allem amerikanische Anbieter von Projektmanagementsoftware profitiert, etwa Trello, Asana oder Monday.com; zudem die Tools der großen Konzerne wie Teams von Microsoft oder Slack. „Viele Unternehmen haben sich überhastet mit solchen Kollaborationstools eingedeckt und überdenken erst im zweiten Schritt den Datenschutzaspekt“, sagt Axel Oppermann, Marktbeobachter beim Analysehaus Avispador.

Nach der seit 2018 geltenden europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Konzerne personenbezogene Daten nicht mehr ohne Zustimmung ihrer Kunden auf Servern außerhalb der Europäischen Union speichern – was bei US-Diensten teilweise doch der Fall ist.

Wie sich die Regelung auf europäische Server im Besitz amerikanischer Konzerne auswirkt, ist bis auf Weiteres umstritten und damit ebenfalls risikobehaftet. Denn der amerikanische Cloud Act verpflichtet US-Unternehmen dazu, Ermittlungsbehörden auf richterlichen Beschluss Zugriff auf Daten außerhalb der USA zu gewähren. Und das europäische Privacy Shield, das europäische Unternehmen im Fall solcher Zugriffe vor einer Haftung geschützt hätte, wurde im vergangenen Jahr vom Europäischen Gerichtshof für unwirksam erklärt. Eine ganze Reihe von Unternehmen hofft deshalb, dass es bald zu einer gerichtlichen Klärung kommt. Andere setzen darauf, dass sich der Gegensatz doch noch auflösen lässt, etwa durch abgeschottete Datencontainer in US-Clouds, deren Schlüssel in Europa verbleiben würden. Sicher ist derzeit nur eines: Sicher fühlen kann sich niemand.

Gefährliche Naivität

Umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen bei der Auswahl von IT-Produkten weiterhin kaum darauf achten, wohin ihre Daten gelangen und welche Datenschutzstandards dort gelten, wie nun eine Studie des Marktforschungsunternehmens INNOFACT für die WirtschaftsWoche zeigt: „Zwar ist die vermeintliche Sicherheit der Software für die Nutzer das wichtigste Kriterium, bei der Auswahl spiegelt sich das aber oft nicht wider“, sagt Martin Smets, der deutsche Anwender nach den beliebtesten Kollaborationstools befragt hat. Auf den ersten Plätzen landen dabei fast ausnahmslos amerikanische Konzerne.

Dabei gibt es mit deutschen Produkten wie Stackfield, MeisterTask oder Factro sehr wohl datenschutzkonforme Alternativen. Die LBS West hat Stackfield Anfang vergangenen Jahres innerhalb weniger Wochen eingeführt. Heute nutzen 360 von 600 Mitarbeitern die verschiedenen Module: Einen sicheren Messenger als WhatsApp-Alternative, eine Art digitaler Tafel für Aufgaben und Termine zur Steuerung von Projekten sowie ein Kommunikationsmodul. „Letzteres ist eine Art Social-Intranet, sieht also aus wie eine Timeline auf Facebook“, sagt Helmut Kazmaier, der für Innovation und Prozessoptimierung bei der LBS West zuständig ist.

Auch bei Kemper, einem Hersteller von Filter- und Absaugsystemen für die metallverarbeitende Industrie aus Vreden im westlichen Münsterland, sind sie von den Vorteilen hiesiger Dienstleister überzeugt. Seit 2019 bereits nutzt die Belegschaft ein Tool namens MeisterTask. „Hinsichtlich der DSGVO gibt uns ein deutscher Anbieter einfach ein besseres Gefühl“, sagt Kemper-Chef Frederic Lanz. Ursprünglich wollte der Mittelständler nur seine Entscheidungsprozesse verbessern. „In der Coronakrise war MeisterTask zudem zentral für uns, um das Unternehmen am Laufen zu halten und Projekte ohne Verzögerung zu managen.“

So legen die Kemper-Mitarbeiter jedes Projekt in der Software an und koordinieren auch ihre Meetings darüber, inklusive aller Zuständigkeiten und Abgabezeiten. Dadurch habe sich die Zahl der internen E-Mails immerhin um ein Drittel verringert. „Statt langer Mail-Kaskaden hinterlegen wir Aufgaben gezielt in dem entsprechenden MeisterTask-Board und verteilen sie direkt – das bringt Klarheit und beschleunigt die Durchlaufzeiten“, sagt Lanz. Gut 250 Mitarbeiter, praktisch alle Kemper-Beschäftigten außerhalb der Produktion, nutzen die Software heute.

Eine Nummer kleiner läuft das beim ADAC Südbayern: Ende des vergangenen Jahres hat Projektleiterin Laura Ramminger die Software Factro des Bochumer Anbieters Schuchert eingeführt – innerhalb von knapp zwei Wochen. Heute nutzen rund 30 Mitarbeiter des ADAC Südbayern die Lösung für Vertriebs- und Werbekampagnen oder Mitgliederveranstaltungen. „Weil wir dabei viele personenbezogene Daten nutzen, passte Factro dank Serverstandort in Deutschland neben der selbsterklärenden Bedienung sehr gut“, sagt sie.

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